Bilag B
Generelle retningslinier for støttemodtagere
I forbindelse med de lokale projekter, der afholdes som en del af Handicapår 2003, er der en række informationer og retningslinier, der er vigtige at orientere sig om. Informationerne i dette bilag (bilag B) er vigtige at kende, da de er forudsætninger for at få udbetalt den bevilgede støtte.
Udbetaling af støtte
Støtten udbetales med 80% af det samlede bevilgede beløb senest 1 måned før projektet skal afholdes, dog tidligst januar 2003. Såfremt der er ønsker omkring at få udbetalt beløbet tidligere end en måned før projektafholdelsen, så kan dette aftales med sekretariatet. De resterende 20% af det bevilgede beløb udbetales, når en evaluering af projektet og et regnskab er aflagt. Regnskabet og evalueringen skal være sekretariatet i hænde senest den 31/12-2003.
Tro og love erklæringer
Da der ikke indgås en kontrakt mellem Nationalkomiteen og støttemodtageren, skal der underskrives to erklæringer, som er på tro og love. De to erklæringer, der skal underskrives og returneres til Handicapårets sekretariat, er bilag C og D.
Bilag C er en erklæring på, at de oplysninger, der er angivet i ansøgningen, er rigtige. Desuden er bilag C en erklæring på, at indholdet i bilag B er accepteret. Det er den/de projektansvarlige, der skal skrive under på bilag C.
På bilag C skal der endvidere anføres det pengeinstitut og kontornummer, pengene skal indbetales på.
Bilag D er en erklæring på tro og love fra de samarbejdsparter, der er i projektet. Dette er rettet mod de parter i projektet, der står for hele eller dele af medfinansieringen af projektet. Alle, der deltager i og er med til at finansiere projektet, skal skrive under på bilag D for at bekræfte, at de er med i projektet som beskrevet.
Yderligere dokumentation for projektet
I forbindelse med den ansøgning, der er sendt til Handicapårets Nationalkomite, er der i nogle tilfælde kommentarer. Disse kommentarer fremgå af bilag A. Er der kommentarer til ansøgningen eller til det budget, der er medsendt, skal der sendes et nyt til Handicapårets sekretariat. Såfremt der skal udarbejdes nye budgetter, skal ansøgeren orientere sig i de retningslinier, der er for hvilke omkostninger, der er berettigede til støtte. Disse retningslinier findes på Handicapårets hjemmeside www.handicapaar.dk på sektion "projektstøtte". Er der nogle tvivlsspørgsmål, så tag kontakt til Handicapårets sekretariat.
Tag ligeledes kontakt til sekretariatet, hvis der opstår tvivlsspørgsmål undervejs i forløbet med at føre projekterne ud i livet. Det er vigtigt at tage kontakt, hvis der laves ændringer, der har betydning for temaerne i projektet, eller hvis der på anden måde sker markante ændringer i forhold til den ansøgning, der er indsendt til Nationalkomiteen.
Tilmelding til Handicapårets kalender
Når dato og sted for afholdelse af projektet er fastlagt, er det en forudsætning for udbetaling af støtten, at projektet bliver tilmeldt Handicapårets kalender på www.handicapaar.dk under sektionen "kalender". Det er dog kun i de tilfælde, hvor projektet er et arrangement eller lignende, at det skal tilmeldes kalenderen.
Flag og logo
Det er vigtig at huske, at alle projekter, der modtager støtte fra Den Europæiske Union, skal gøre opmærksom herpå - dette gælder altså også de projekter, der får støtte fra Handicapårets Nationalkomite. Derfor skal det fremgå af alle projekter, at de modtager støtte fra Handicapåret og EU. Dette gøres ved at anvende Unionens flag samt Handicapårets navn og logo. Begge dele kan findes på Handicapårets hjemmeside www.handicapaar.dk under sektionen "flag og logo". Præcis hvor og hvordan flag og logo anvendes er op til den enkelte projektafholder at afgøre, blot skal det være tydeligt og klart at støtte modtages.
Råd og vejledning
Såfremt der er behov for råd og vejledning i forbindelse med planlægning eller afholdelsen af projektet, står Handicapårets sekretariat til rådighed for spørgsmål. Dette gælder også, hvis der er behov for sparring i forhold til udarbejdelse af pressemeddelelser eller anden kontakt til pressen.
Regnskab
Efter projektet er afholdt, skal der hurtigst muligt indsendes et regnskab til Nationalkomiteen, dog senest den 31/12-2003. Regnskabet skal redegøre for samtlige udgifter, der har været i forbindelse med projektet. Det er altså ikke nok at afrapportere de udgifter, som tilskuddet fra Handicapåret dækker. Alle de udgiftsposter, der er opgjort i regnskabet, skal der redegøres for med bilag. Alle bilag skal medsendes. Udgifter, der ikke er redegjort for med bilag, vil ikke blive accepteret. Grunden til, at alle bilag skal sendes med, er, at den enkelte projektafholder således kan undgå udgifterne til en revisor, da Handicapåret foretager en samlet revision af regnskaberne og sender dette til EU-kommissionen. Når processen med at aflægge regnskabet og evalueringen er afsluttet, udbetales de sidste 20% af det bevilgede beløb. Det er særdeles vigtigt, at regnskabet er korrekt udformet, og at alle udgifter er redegjort for med bilag, da Nationalkomiteen ellers er nødsaget til at kræve de udbetalte penge tilbagebetalt.
Evaluering
I forbindelse med indsendelse af regnskabet skal der indsendes en evaluering af projektet. Hvordan evalueringen konkret er udformet er underordnet, dog skal nedenstående information fremgå af evalueringen:
- Dokumentation for at projektet er gennemført som beskrevet i den indsendte ansøgning.
- Kortfattet redegørelse for forløbet og resultater af projektet. Desuden ønskes en kortfattet vurdering af, hvad der i forbindelse med projektets afvikling har været en succes, og hvad der ikke er forløbet efter hensigten. Herunder skal der ligeledes være en redegørelse for inddragelsen af pressen og andre kommunikationsrelaterede aktiviteter.
- Dokumentation for brug af Den Europæiske Unions flag samt dokumentation for brug af Handicapårets navn og logo.
- Presseklip eller anden form for dokumentation for at projektet har nået et bredt publikum.
Hvis der kommer ændringer eller tilføjelser til ovenstående, meddeler Handicapårets sekretariat det til den enkelte projektafholder. Det er derfor vigtigt, at hvis der sker ændringer i forhold til de informationer, som Handicapårets sekretariat har modtaget, omkring bankoplysninger, kontaktpersoner og deslige, at dette bliver meddelt sekretariatet.
Er der spørgsmål til ovenstående eller andre spørgsmål, så tag kontakt til Handicapårets sekretariat.